Васильченко Ю.Л., Таранченко З.В., Черныш М.Н. Самоучитель по тайм-менеджменту

СПб.: Питер, 2007. — 256 с. — ISBN 5-469-01554-8.Нет времени даже на то, чтобы читать толстые книги о тайм-менеджменте?
Тогда этот «Самоучитель» — для вас! Он написан как одно из самых практичных
пособий по тайм-менеджменту на рынке. В нем приводятся конкретные рекомендации по повышению эффективности планирования, координации и оптимизации работы. Более того, существующие в тайм-менеджменте подходы дополнены последними современными разработками. К «Самоучителю» прилагается компакт-диск, содержащий тестовые упражнения по темам самоучителя, компьютерные программы для оптимизации работы
с точки зрения времени и другие полезные инструменты.
Главная цель Самоучителя — вдохновить вас на обучение взаимоотношениям со временем. Показать, что время может стать вашим помощником, если вы сможете обратить каждый его фрагмент в более совершенную деятельность, использовать время результативно, эффективно и творчески. Мы постарались подкрепить темы набором упражнений, представив их в электронной форме (см. компакт-диск), используя возможность более удобного и современного способа формирования у вас навыков
организации времени. Это может стать гораздо более результативным и, кроме того, более интересным, чем тривиальное изложение основ тайм-менеджмента.
Основная идея заключается в том, что мы либо используем время, либо теряем его.
Если мы хотим руководить собственной жизнью, мы должны понимать, как мы действуем во времени, и управлять процессами собственной деятельности. Самоучитель вобрал лучшее из собранного опыта организации времени. В него вошли проверенные инструменты, разработанные для того, чтобы помочь вам усвоить продуктивные приемы организации времени и сделать их частью вашей повседневной деятельности.
Формирование существующего взгляда на время Считается, что впервые обособление тайм-менеджмента как отдельного направления в науке и практике управления произошло в Голландии в связи с открытием специальных курсов для служащих и деловых людей. Вскоре той же проблемой занялись специалисты в Германии, США,
Финляндии и других странах.
Мы вкратце расскажем вам об основных книгах по тайм-менеджменту, наиболее известных организациях, которые занимаются проблемами тайм-менеджмента, о нескольких стройных системах самоуправления во времени, сложившихся к началу XXI в.
Разберем ступени эволюции данной области знаний.
Ступень первая — «Фиксация дел». Для нее характерно составление списков предстоящих дел с целью упорядочения и разумного распределения времени между разнообразными занятиями. Время распределяется в порядке поступления дел и на небольшом отрезке.
Ступень вторая — «Календарное планирование». Здесь делается попытка заглянуть вперед, приурочить события к определенному моменту в будущем, поэтому такое широкое распространение получили перекидные календари и блокноты для записи деловых встреч. Дела распределяются на уже более длительный период, но при этом не соблюдается принцип приоритетности. Дела просто заносятся в блокнот в порядке поступления и выполняются в наличествующее время. Если какое-то дело не выполнено, то его выполнение просто переносится на будущий период вне зависимости от того, насколько данное дело важно.
Ступень третья — «Планирование по приоритетам». К параметрам двух предыдущих систем добавляется ранжирование задач по важности и срочности. Здесь же появляется деление целей деятельности на коротко, средне и долгосрочные. Зарождается концепция ежедневного планирования, которое ведется все в тех же деловых блокнотах, но уже сложнее: сначала записывается перечень задач, а затем они
распределяются к выполнению в соответствии со степенью важности
и срочности. Ступень четвертая — «Современный тайм-менеджмент». Сегодня организация времени рассматривается в тесной связи с жизненной позицией личности как инструмент для максимальной реализации персонального потенциала в соответствии с жизненными ценностями, мировоззрением и мироощущением человека. Рассматривается
миссия человека как предпосылка для формирования целей, цели —как предмет для оснащения критериями, ценности — как основа для приоритетов и жажда саморазвития — как основной мотиватор.
Значимым моментом (в отличие от прежних подходов) является приоритетность важности дела над его срочностью. Появляется новый элемент — «кайрос» — качественное время, существующее наряду с привычным количественным временем — «хроносом». Большое внимание уделяется также психологическим особенностям организации времени каждой отдельной личностью. Это и особенности характера, и особенности восприятия мира (в том числе и времени). Возникло важное понятие «линия времени», открытое нейропсихологами.
Такой качественный скачок требует более глубокого познания себя,
высокой самодисциплины и настойчивости. Но и результаты данного
подхода гораздо более значительны, чем «пустой» хронометраж.Вступление
Формирование существующего взгляда на время
Работающая система целей
Цели и задачи деятельности
Центр жизненных интересов
Круг Влияния по Стивену Р. Кови
Понятие успеха
Система критериев
Индивидуальные ценности
Желание, потребность и необходимость
Проверка приобретения навыков
Описание процессов деятельности
Процесс и его мероприятия
Ускоренная методика описания процессов деятельности
Первый этап: постановка задачи
Второй этап: качественное описание процедуры
Третий этап: определение проблем процедуры
Четвертый этап: определение временных показателей
Анализ результатов документирования
Пятый этап: разработка целевых значений временных показателей
Шестой этап: внедрение цикла совершенствования
Использование BSC для оценки деятельности
Проверка приобретения навыков
Влияние индивидуальных особенностей характера на способы организации деятельности
Тип характера по Майерс—Бриггс
Особенности восприятия
Концентрация и переключение внимания
Линия времени
Периоды активности
Проверка приобретения навыков
Планирование
Структура внимания
Наш временной капитал
Приоритетное планирование
Бюджетирование времени
План реализации целей
Программа «День»
Утро
День
Вечер
Проверка приобретения навыков
Индивидуальные стандарты деятельности
Личные нормативы
Стандарты и система Кайдзен
Применение стандартов
Создание стандартов (по Г. Архангельскому)
Эффективное общение
Борьба с поглотителями, прерывателями и откладыванием
Структура и неопределенность
Проверка приобретения навыков
Инструменты организации времени
Приложение А. Оптимизация персональной деятельности менеджера, связанной с коммуникациями посредством телефона
Фильтр входящих звонков
Фильтр исходящих звонков
Техники телефонных переговоров с целевыми группами
Правила «обоюдной телефонной этики»
План делового телефонного разговора
Использование «То do list» в телефонном общении
Создание, дублирование и использование базы данных «Контакты»
Работа с автоответчиком
Приложение Б. Быстрое чтение
Как быстрее читать газеты и журналы
Как быстрее читать служебные записки
Как быстрее читать технические руководства
Как быстрее читать и разбирать почту
Как повысить свою обычную скорость чтения
Приложение В. Организация собраний и совещаний Повестка дня
Приложение Г. Работа с диктофоном
Приложение Д. Рабочая картотека (автор О. Смирнов)
Карточки
Ящичек
Разделители
Приложение Е. «Сделать это сейчас же!»
Электронные инструменты организации деятельности
Работа с MS Office, организация документооборота
Настройка
Массовые рассылки
Доступ к данным совместно с другими пользователями
О сравнении и объединении документов
Служба управления правами на доступ к данным
Разрешение правки в защищенном документе
О собраниях по сети
Макросы
Организация ТМ с помощью MS Outlook
Правила работы с электронной почтой
Адресные книги
Уведомления
Работа с папками «Задачи», «Заметки» и «Дневник»
Заметки
Работа с дневником
Общий доступ к дневнику
Контакты
Рассылки
Современные средства ведения переговоров
ICQ
Skype
Описание компьютерных программ, направленных на экономию времени
Организация времени при помощи мобильного телефона, смартфона и КПК
Мобильный телефон
Смартфон
Интернет, электронная почта и офисные программы
Мультимедиа
КПК
Заключение
Глоссарий